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        淺析煤炭物資采供實施精細化管理的必要性

        發布時間:2013/1/6
        ■張春耀/文

        【摘  要】煤炭企業物資采供管理應強化管理,由經驗管理向規范業務流程轉變,建全內部控制制度,建立嚴密、科學的物資精細化管理系統,使煤炭企業物資管理向規范化,制度化方向推進。本文主要探討了物資集中管理模式下的精細化管理,精心組織貨源,嚴把質量關口,為物資集中管理統一采購奠定堅實的基礎,并推行陽光作業使采購過程透明化。

        【關鍵詞】精細化管理,管理模式,物資供應

        物資供應管理體制,是指為保障企業物資供應而對企業采購、倉儲活動進行的管理,其職能是供應、管理、服務、經營目標是以最低的成本、最優的服務為企業提供物資和服務。

        現代企業為了追求經營的目標,實現最大的利潤,必須建立一套完整而嚴密的組織架構與管理制度。實行“歸口管理、集中采購、統一儲備和統一結算”的物資供應管理體制大大加強了物資供應專業化管理的力度,促進了物資供應管理水平及經濟效益的不斷提高。物資采購供應作為公司生產經營的重要環節,在生產運行中占有舉足輕重的地位。許多單位對物資供應體制實行了不同程度和不同方式的改革,有的單位推出了“兩集中六統一”制度,即:物資采購資金集中和物資供應集中,實行統一計劃、統一采購、統一分配、統一調度、統一配送、統一管理,探索出一條物資管理的改革新路,收到了顯著的效果。

        通過科學合理的機構設置和人員配備,加強了采購工作的執行力,使業務流程整體走上了良性運轉、持續發展的軌道。這就要求全系統廣大干部職工以面向基層、服務一線為出發點和落腳點,以陽光招標采購為主線,以提高企業綜合效益為目標,嚴把經營管理入口關,努力構建現代化物流管理體系,實現了物資的保質、保量、按時供應。按照“兩集中六統一”的整體工作部署,具體實施如下改革方案。

        一、完善機構,進一步明確各部門的職能

        用改革的辦法理順企業內部的管理體制,用改革的思路拓展企業的生存空間,聘用技術管理人員,充實管理隊伍、補充新鮮血液。在此基礎上,完善機構迸一步明確各部門的職能。

        物資采購管理的組織結構同時也會因其采購管理的職能不同而不同。因為物資采購管理部門的職能不僅是要及時調查和掌握生產所用物料的供貨渠道,尋找物料供應來源,保持良好的內部溝通,掌握所需要的采購信息,還要防止緊急狀況時找不到替代的供應商,故要建立供應商檔案,保持與供應商隨時聯絡;參考原料的市場行情,價格走勢,評估供應商的供應價格以及交貨期、材料質量等,制作采購文件,采購所需的物料,根據采購合同與供應商協調交貨期,甚至還要采取協助質量部門檢查進廠物資的數量與質量等一系列舉措。因此,只有明確了物資采購管理組織的職能才能更好地進行分工和管理合作。

        二、精心組織貨源,嚴把質量關口,為物資集中管理統一采購奠定堅實的基礎

        1、保質保量服務基層

        把工作標準定位在及時、準確、質優、價廉這八個字上;把工作職能定位在:指導、協調、服務這六個字上。始終把握服務基層、面向基層的原則,把工作重點放在服務好全公司的基建和生產上。時刻牢記“崗位就是責任責任重于泰山”的工作理念。對二級單位報送來的計劃,不論數量多少,路程多遠,力爭在最短的時間內保質保量送達。

        2、抓好火工品管理,確保安全生產

        針對私藏爆炸物品事故多發的狀況,為防患于未然,需要定期組織供應、安監、公安等部門對所屬煤礦進行了易爆物品管理專項檢查,督促各單位認識到加強民爆器材安全管理工作的重要性和緊迫性,對本單位和系統進行檢查督促,并做到機構健全、人員到位、層層負責、責任到人、不留死角,建立健全安全目標管理責任制、事故隱患追究制度,將日常安全管理措施層層分解落實到人,極大程度消除事故隱患的發生。尤其是倉庫、油庫,不斷強化安全管理更新監控設施。

        3、搞好倉庫標準化管理驗收工作

        倉庫管理歷來是供應工作的重頭戲。把加強供應物資倉庫管理作為建設標準化物資供應倉庫的一個重要組成部分,各物資公司可以根據自身情況推行“6S管理辦法”。所謂“6S管理”就是整理、整頓、清掃、清潔、修養、安全統稱為"6S"。一整理,就是將必需物品與非必需區分開,必須品擺在指定位置掛牌明示,實行目標管理,不需要的物品按照規定處理。二整頓,就是除必需物品放在能夠立即取到的位置外,消除亂堆亂放。三清掃,就是將工作場所、環境、儀器設備、材料、工具等上的灰塵、污垢、碎屑、泥砂等物品清掃擦拭干凈,創造一塵不染的環境。四清潔,就是在"整理"、"整頓"、"清掃"之后的日常維持活動,即形成制度和清潔習慣。五修養,就是培養全體員工良好的工作習慣、組織紀律和敬業精神。每一位員自覺養成遵守規章制度、工作紀律的習慣,努力創造一個具有良好氛圍的工作場所。六安全,就是及時檢查倉庫房屋和周圍的安全隱患,發現問題及時治理,創造一個安全的工作環境。

        物資公司可每年定期抽調各二級單位供應科長和有關專業人員,對所屬單位的倉庫標準化管理工作進行年度大檢杳和標準化驗收。

        三、從嚴考核,降低成本。促進供應系統物資管理工作水平

        逐步提高降低采購成本,加速資金周轉,用先進的企業管理思想和先進的企業物流管理手段,取道信息高速公路,實現低成本擴張,構造現代物流管理企業是集中管理模式下的供應系統的工作宗旨。需做到:計劃管理上及時、準確質量管理貨比三家、質優、價廉;采購管理上公開、公平、公正透明化、動態化、集約化、網絡化;物資管理上兩集中,六統一;消耗管理上節能降耗、回收復用、降低成本;倉儲管理七兩極儲備;倉庫管理上確保供應、消除積壓、加速周轉。

        1、強化材差考核,降低采購成本

        針對計劃管理模式,應積極制定相應的改革配套措施,實行材差率考核的辦法,并要把材差考核指標分解到采購小組,并與獎金掛鉤。在強化考核的同時,多方面搜集市場信息,分析物資價格趨勢,超前安排采購計劃,爭取用最低的價格采購,降低采購成本,對有降價趨勢的物資盡量保持零庫存,減少積壓。在招標時間、采購批量上,因市場而定,主動采購,合理使用資金,達到降低材差率控制采購成本的目的。

        2、加強對供應系統工作的考核,使整個物資管理系統工作水平得到提高

        考核是管理的一種手段,是一個標桿,是一種引導。嚴格的考核是使規章制度落到實處的重要保障,一方面需加強考核工作本身的精細化,使考核工作更加細化量化;另一方面,需維護考核的嚴肅性,對查出的問題及時提出,獎罰分明,并竭力協助二級單位解決,尤其在降低主材消耗上嚴格考核,把消耗降到最低。如果有哪家單位的材料消耗超標,供應主管單位有關人員應深入基層,查找原因,共同研究解決辦法,努力降低消耗,有力地促進系統工作水平的提高。

        四、做好市場調研,嚴格規章制度。推行陽光作業使采購過程透明化

        1、加大陽光采購力度,嚴格采購程序

        在具體操作中,嚴格執行物資采購管理辦法和相關的規章制度,制定采購金額達到多少以上實行招標采購,采購金額在多少以下實行比價議價采購的規章制度,并在具體工作中逐步規范和完善工作制度,力爭從源頭上堵塞漏洞,實現真正的“陽光作業”,使采購下作更加透明化、公開化。應著重對供應商的企業經營狀況、生產能力、產品用途、性能、質量、價格、銷售業績、資質情況、售后服務等因素進行了詳細考察,建立商務檔案、準入制度,選擇優秀供應商。并組織嚴密的招標、評標工作,在采購價格的確定上采取“中標價不是采購價”,還要以中標價為基礎繼續與廠商協商,努力使價格降到最低。在與廠商協商中要求必須有兩名以上業務員參與談判,還要貨比三家,把好質量關。

        2、加強黨風廉政建設,堵塞采購過程中的漏洞

        注重抓好物資隊伍的廉潔自律,發揮各職能科室的作用,采取相應有效的措施。一是建立健全和完善制度,在采購工作中嚴格遵守規章制度。二是在工作程序中堅持“五個分離”即計劃與采購分離;招標比(議)價與詢價分離;簽訂合同與審簽合同分離;驗收與入庫分離;出庫與入庫分離。為了避免采購手續的拖延,采取集中辦理招標、議(比)價、簽訂合同、索要發票、出入庫等項業務,提高辦事效率和透明度。三是不斷強化監督機制,價格委員會、詢價委員會、質量驗收委員會、考核委員會、資金平衡委員會和運作對招標比價、市場調研和物資價格質量咨詢及貨到后質量數量的驗收進行全過程監督。每月初領導班子和各委員會成員召開會議研究決定本月招(議)標項目和采購資金的流向。與此同時,堅持重大決策集體研究簽字制,增強了工作的透明度。四是加強對職工隊伍的廉政教育,提高職工的廉潔、守法意識,并結合治理商業賄賂工作,樹立正確的價值觀和人生觀,杜絕違法事件。五是進一步推行企務公開。每月或每季度公開一次,其他的重大事項也進行定期公示,增強工作的透明度。六是推進網絡化管理,使物資采購管理逐步向現代化、網絡化、科學化邁進。

        五、認真組織治理商業賄賂工作,杜絕違規操作,加強廉政建設

        成立治理領導組,下設辦公室,主要領導親自負責,同時加大宣傳力度,闡明政策,正面引導。同時加大對二級單位供應科物資管理采購辦法執行情況的考核力度,對有效治理物資、設備采購領域商業賄賂行為起到積極作用。
        實施物資集中管理是現代物流管理的趨勢,相對于“分散”采購,集中采購有以下優點:①集中采購可以使采購數量增加,提高對賣方的談判力量,較易獲得價格折讓與良好的服務。②只有一個采購部門,因此采購方針與作業規則,比較容易統一實施。③采購功能相對集中,可以減少人力浪費,便于人才培養與訓練;推行分工專業化,使采購作業成本降低,效率提升。④建立各部門共同物料的標準規格,不僅可以簡化種類,互通有無,而且可以簡化檢驗工作。⑤可以統一安排供需數量,避免各自為政,產生過多的存貨,各部門的過剩物資亦可相互轉用。

        只有集中才能降低采購成本,只有集中才能加速資金周轉,只有集中才能最終實現企業內部物資的合理調配,實現共利雙贏。進一步規范物資采購供應管理行為,努力減少物資儲備,降低采購成本,將精細化管理滲透到物資采購的每一個環節,全面提升物資管理水平。

        六、小結

        推行精細化管理,就是要在嚴格執行陽光采購的基礎上,在細節控制上做文章,在降低物流成本上動腦筋、想辦法,通過減少中間環節、物資代儲等辦法提高統一采購量、壓低采購價格、減少庫存積壓,杜絕管理漏洞從而實現降低物流成本的目標。供應系統應以“細節突破、不斷改進、創新提高”為指導,賦予精細化管理“精心管理、精致操作、細節控制、細化考核”新的內涵。培養供應系統的員工精細管理的意識,形成精細的工作作風,使精細化管理成為每個員工的自覺行動。

        【參考文獻】

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